Assistant(e) administration des ventes (H/F)

Date de publication : 24 07 2026     

Contexte

Rejoignez un acteur de référence de la santé digitale

Nous sommes un éditeur de référence du numérique en santé, issu du rapprochement de Dentalsoft et Orthalis. Nous accompagnons depuis plusieurs années les professionnels du secteur dentaire et orthodontique.

Vous rejoignez un collectif de plus de 120 collaborateurs répartis sur plusieurs sites, Taluyers, Dijon et Pau, dans une dynamique de transformation et d’unification.

Dans le cadre de notre développement, nous recherchons un(e) assistant(e) administration des ventes (H/F).

Votre rôle

Rattaché(e) à la directrice administrative, financière et RH, vous intégrez le service administration des ventes au sein duquel vous travaillerez en binôme avec une autre assistante ADV. Ensemble, vous êtes les garants de la fluidité de notre cycle de facturation et assurez la gestion administrative complète des ventes, de la commande à l’encaissement. Véritable pivot entre les services commerciaux, la logistique et la comptabilité, ce rôle est essentiel pour sécuriser nos revenus et garantir une satisfaction client irréprochable dans un contexte de structuration de nos outils.

Vos missions 

• Saisir et suivre les bons de commandes clients.

• Établir et émettre les factures clients conformément aux bons de commande, contrats et conditions tarifaires en vigueur.

• Contrôler la conformité des données de facturation (références, quantités, prix, coordonnées client) avant émission. (Volet contractuel et commercial).

• Assurer le suivi des encaissements : émission des prélèvements clients, lettrage des règlements, rapprochement avec les factures émises.

• Traiter les demandes de rectification ou d'avoir en lien avec les services commerciaux et le client.

• Gérer les réclamations clients, Relancer les clients en cas de factures impayées ou en retard, selon le processus de relance défini.

• Transmettre les éléments de facturation au service comptable pour enregistrement et clôture.

• Gérer les contrats clients et avenants, mettre à jour les données clients dans le système d'information (ERP/CRM) : coordonnées, conditions de règlement, références.

• Produire des tableaux de bord et indicateurs de suivi de la facturation et de l’administration des ventes (CA facturé, impayés, délais de règlement, indicateurs liés à la gestion des contrats).

• Assurer l’interface avec la logistique et collaborer avec les équipes commerciales et opérationnelles sur le suivi des dossiers clients.

• Participer au suivi administratif relatifs aux frais généraux.

• Contrôler les valider les notes de frais selon le respect de la procédure interne en place.

• Archiver les factures et pièces justificatives dans le respect des obligations légales (par ex : dématérialisation, facture électronique, Portails clients, RGDP …).

Profil & compétences

Vous disposez d’une expérience confirmée en Administration des ventes ou gestion comptable clients et souhaitez rejoindre une structure en pleine évolution. Doté(e) d'un sens du service client prononcé, vous avez la volonté de contribuer à la structuration de nos outils de gestion.

• Rigueur et organisation : Vous avez le souci du détail, une excellente organisation et savez gérer vos priorités au quotidien.

• Polyvalence : Vous êtes capable de mener plusieurs dossiers en parallèle tout en restant réactif(ve) face aux demandes clients.

• Diplomatie et communication : Vous savez faire preuve de tact et de diplomatie, notamment dans le cadre du recouvrement et des relances.

• Esprit d'équipe : Vous appréciez le travail en binôme et la collaboration transverse avec les autres services.

• Discrétion : Vous faites preuve de la confidentialité requise pour le traitement des données sensibles.

• Adaptabilité : Vous êtes à l'aise avec les outils numériques et motivé(e) par les enjeux de dématérialisation.

Compétences techniques

• Maîtrise d’outils de gestion : Vous maîtrisez un ERP de facturation (type Sage, Gescom, Cegid, SAP ou équivalent).

• Expertise facturation : Vous avez une parfaite connaissance des règles de facturation et des principes de TVA.

• Gestion comptable : Vous possédez des notions solides en comptabilité clients, incluant le suivi des encaissements et la gestion des impayés.

• Outils bureautiques : Vous maîtrisez Excel pour le suivi d'activité et l'élaboration de tableaux de bord.

• Gestion de la relation client : Vous êtes à l'aise avec la communication écrite et téléphonique.

• Contrôle qualité : Vous faites preuve d'une grande rigueur dans le contrôle des données de facturation pour garantir la conformité des documents émis.

Pourquoi nous rejoindre ?

En intégrant notre équipe, vous rejoignez une entreprise à taille humaine alliant la solidité d'un groupe et l'agilité d'une structure en pleine mutation. Vous aurez un rôle clé au sein d'un environnement stimulant où votre rigueur contribuera directement à la performance opérationnelle du groupe.

Ce poste est idéal si vous…

• Aimez le contact client et savez allier fermeté et diplomatie pour maintenir une relation de confiance.

• Êtes reconnu(e) pour votre esprit d'équipe et appréciez travailler avec des services variés (commercial, comptabilité, logistique).

• Recherchez une mission polyvalente, mêlant tâches administratives, gestion chiffrée et amélioration des outils.

• Souhaitez mettre vos compétences au service d'un projet de transformation digitale porteur de sens.

  
  

Condition du poste

• Contrat : CDI – ETAM – 35 h

• Avantages : Titre restaurant 

• Fourchette de salaire : 28k et 31k

• Poste basé à Taluyers (69) 

• Prise de poste : Septembre 2026

Pour postuler : Envoyez votre CV à recrutement@dentalsoft.fr